Consejos para Estandarizar su Infraestructura de TI cortesía de Techsoup.

Consejos para estandarizar su infraestructura de TI

Reduzca sus costos y las solicitudes a soporte técnico al mantener un nivel tecnológico

uniforme en su organización

Por Chris Peters

7 de julio de 2008

Este artículo es una adaptación de un capítulo de Recipes for a 5-Star Library (Recetas para

una biblioteca 5 estrellas), un compendio de consejos y técnicas tecnológicos creado por

MaintainIT Project de TechSoup, obra financiada por la Fundación Bill & Melinda Gates

con el fin de reunir y distribuir relatos sobre el mantenimiento y el soporte de computadoras

públicas.

IT Standardization es una estrategia para reducir los costos de TI al interior de cualquier

organización al mantener hardware y software en un nivel lo más equilibrado posible y

reducir la cantidad de herramientas destinadas a satisfacer la misma necesidad básica. Ésta

puede materializarse al asegurar que todas las computadoras tengan el mismo sistema

operativo, o comprando hardware por cantidades de modo que todas las PC de su oficina

sean de la misma marca y modelo. La estandarización a menudo va de la mano con la

centralización, con el proceso de dar a su departamento de TI más control respecto de la

compra de hardware y software, y más control sobre lo que se permite hacer con sus

computadoras de la oficina a los miembros del personal.

Si bien la imposición de normas para los equipos puede ayudarlo a racionalizar su

infraestructura de TI, simplificar la toma de decisiones y minimizar los costos de compra y

mantenimiento, el proceso de estandarización en sí puede ser complejo. A continuación

mostraremos maneras para determinar el nivel de estandarización que requiere su

organización, destacaremos algunos de los beneficios que reporta la estandarización y

entregaremos consejos para cumplir este propósito con sus equipos sin perder de vista el

equilibrio de las necesidades organizacionales y del personal.

¿Qué nivel de estandarización necesita?

Estar abierto y dispuesto a recibir nuevas tecnologías puede ser fundamental para la misión

de su organización y su capacidad de funcionar de manera eficiente. Asimismo, con

respecto a las preferencias personales, ya sea que se trabaje en una plataforma específica o

con un filtro en particular para el correo no deseado, ser flexible puede ayudar a los

empleados a trabajar de mejor manera y a estimular la creatividad.

Toda tecnología que incorpore a su organización sin fines de lucro, ya sea que se

implemente en toda la organización o en una sola computadora, conlleva costos ocultos y

otros no tan ocultos. Cada nuevo componente de software que agregue a su equipamiento

de TI puede requerir instalación, mantenimiento, entrenamiento de personal, reparaciones,

parches, actualizaciones y mucho más.

La forma de abordar el conflicto entre la innovación por un lado y la necesidad de

uniformidad por otro, depende del tamaño de la organización, de la cultura de ésta, de la

cantidad de personal de TI que tiene y de cuánto saben de tecnología. Si bien hay

organizaciones muy centralizadas que eliminan cualquier hardware o software incompatible

tan pronto se detecta, otras se abstienen de imponer normas estrictas en pos de una mirada

más equilibrada, más inmediata y centrada en los recursos. Por ejemplo, estas

organizaciones pueden permitir que el personal descargue software no compatible, pero se

rehúsan a repararlos y los desinstalarán si “chocan” con otros programas. (Sin embargo, no

hay que olvidar que este camino más flexible conlleva un mayor riesgo de spyware e

infecciones por virus.)

Por estos motivos, es importante adoptar una política de estandarización que se acomode a

su situación y necesidades. Si bien la centralización de sus compras aporta muchos

beneficios, debe pensar en lo que más se adecue a su organización antes de realizar cambios

radicales en su configuración actual.

Los beneficios de la estandarización

El hardware y software no son los únicos aspectos de un sistema de TI que deberían

considerarse para su racionalización. A continuación destacamos algunas de las ventajas de

estandarizar, desde su sistema operativo hasta las relaciones con sus proveedores.

• Hardware. Los fabricantes de computadoras cambian sus modelos casi a diario en

respuesta a las fluctuaciones de precio y a la disponibilidad de nuevos componentes

de sus proveedores. Esto puede generar problemas para los departamentos de TI, ya

que a menudo esperan tener que realizar la menor cantidad de configuraciones de

hardware posibles. Al utilizar tres o cuatro combinaciones estándar de hardware en

su organización sin fines de lucro, el personal de TI tiene la posibilidad de sentirse

cómodo con estos sistemas y de conocerlos en profundidad permitiéndoles

diagnosticar y solucionar problemas de forma más rápida y sencilla. Si por el

contrario, cuentan con 10 configuraciones de hardware, puede tomar mucho más

tiempo llegar a ese nivel de comodidad y dominio. Otra ventaja de estandarizar el

hardware es que algunos de sus componentes son incompatibles con otros hardware

o software. Mientras menos componentes de hardware utilice, menores serán las

posibilidades de experimentar este problema.

• Sistemas operativos. Es difícil para los técnicos mantenerse al tanto de las nuevas

versiones, actualizaciones e información cuando tienen que brindar soporte a más de

un sistema operativo. Por otra parte, ya que cada sistema operativo admite distintos

software, puede acabar teniendo dos versiones de cada software o varios software

que cumplen el mismo objetivo, si es que no implementa un sistema operativo

estándar en su organización.

• Software. Algunos usuarios se sienten a gusto con su software antiguo y práctico,

mientras que habrá otros que siempre clamarán por tener las aplicaciones y

funciones más nuevas. Sin embargo, puede ahorrase mucho tiempo y

complicaciones si toda su organización utiliza la misma versión del mismo software.

Esto no solo simplifica la instalación de parches de seguridad y permite

actualizaciones automáticas, también hace mucho más fácil probar si nuevos

programas y actualizaciones son compatibles. Si por ejemplo su organización

planifica pasar desde Windows XP a Windows Vista, el departamento de TI debe

examinar cada uno de los software más importantes de la organización para

garantizar que funcionen con el nuevo sistema operativo. Mientras más software

distintos, mayores posibilidades de incompatibilidad. En ocasiones puede permitir

cierto nivel de adaptación al dejar que su personal seleccione software a partir de

una lista aprobada. Esto reduce la cantidad de aplicaciones admitidas sin eliminar

por completo la posibilidad de elegir. Esto además disuadirá al personal de aferrarse

a software antiguos y desactualizados.

• Relaciones con los proveedores. Trabajar con demasiados proveedores puede

causar confusión desde la perspectiva de facturación, de soporte técnico y de

relaciones interpersonales. Una forma de reducir la cantidad de proveedores con los

que trabaja es comprar las impresoras y los servidores a la misma empresa que le

vende las computadoras de escritorio. Los distribuidores de tecnología, negocios

que se dedican a comprar equipos por usted, también pueden ser un buen lugar para

comprar hardware y software de diferentes fabricantes en un solo punto central de

contacto, simplificando así el proceso de compra.

• Varios. Es más barato y más fácil brindar soporte a servidores, impresoras,

escáneres, copiadoras y otros elementos de hardware si se compran al por mayor a

un mismo proveedor. Sin embargo, solo las organizaciones de mayor tamaño

compran estos artículos con frecuencia como para hacer compras por cantidades.

Por otro lado, debido a que los modelos sucesivos de un mismo fabricante por lo

general tienen mucho en común, aún las organizaciones más pequeñas pueden

aprovechar sus habilidades existentes al trabajar con la misma empresa en el tiempo.

Consejos para estandarizar sus equipos.

Si trabaja en una oficina con múltiples modelos y versiones de software y equipos, la tarea

de estandarizar todo puede ser abrumadora. Partir de cero comprando todos los equipos

probablemente no sea una opción para la mayoría (si es que hubiera alguna) de las

organizaciones, pero hay unas cuantas medidas que puede comenzar a implementar para

estandarizar sus equipos.

• Comprar por cantidad. Dell, HP y otros proveedores cambian sus modelos

constantemente, lo que implica que el equipo que compró esta semana puede ser

distinto al que compró la semana pasada, incluso si el número de modelo es

exactamente igual. Puede tener una tarjeta de red diferente o un disco duro

distinto, o incluso otra placa madre. Si distribuye sus compras en el año, cada lote

de equipos será levemente diferente de los demás. Puede mitigar un poco este efecto

al trabajar con sus representantes de ventas y comprando computadoras para

empresas (ver abajo), pero de todas maneras vale la pena consolidar sus compras.

• Compra de computadoras para empresas. Al momento de comprar sus nuevas

computadoras, considere los modelos para empresas en lugar de los modelos para el

hogar. Los fabricantes cambian los componentes de sus computadoras para

empresas con menor frecuencia y a menudo garantizan soporte de configuración por

un periodo determinado (habitualmente seis meses).

• Planifique con anticipación. Si al momento de planificar el presupuesto para el

año conversa con un amplio grupo de colegas y supervisores de las distintas de

secciones de su organización, tendrá una idea de la cantidad de computadoras

nuevas que necesitará y qué otros tipos de tecnología estará comprando, haciendo

más fácil la estandarización de sus equipos.

• Haga inventarios de tecnología y rastree sus activos. Si sabe la cantidad de

computadoras que tiene y la antigüedad de cada una, tendrá una idea de cuántas

tendrá que reemplazar en el año que viene. Además, le permite identificar el

hardware y software que no cumplen con la norma en su organización sin fines de

lucro y deshacerse de ellos lo antes posible.

• Haga compras centralizadas. Aunque todos los miembros del personal tengan

algo que decir respecto de sus planes de compra, no permita que cada departamento

realice sus propias compras a menos que se basen en una lista predefinida de

artículos aprobados. Las compras individuales no solo pueden generar

incompatibilidad entre hardware y software, también pueden crear confusión en el

departamento de finanzas a medida que trata de revisar y conciliar las cuentas de

varios proveedores.

• Sea selectivo al aceptar donaciones. Si acepta todas las donaciones de hardware

que llegan a su oficina, finalmente tendrá una cantidad imposible de manejar de

retazos computacionales. Una forma de evitar esto, es elaborar una política escrita

en la que se especifique qué donaciones se aceptarán y cuáles no. Esta política

puede ayudarlo a rechazar cortésmente obsequios que no cuadran con la misión y la

línea tecnológica de su organización y a reenviar estas donaciones no deseadas a

reparadores de computadoras calificados y a lugares de reciclaje, donde serán

actualizadas o eliminadas de manera responsable. ¿No está seguro si debe aceptar o

rehusar el ofrecimiento de equipos nuevos? Vea el artículo Six Tips for Accepting

(and Refusing!) (Seis consejos para aceptar [¡y rechazar!]) de TechSoup Equipos

donados.

• Políticas.Como mencionamos anteriormente, sus políticas deben reflejar sus

decisiones respecto a la centralización y estandarización. Una política simple

llamada “Supported Hardware and Software” (Hardware y software admitidos) es

un buen comienzo, pero la política de compras de TI y la política de uso aceptable

de computadoras también deben reflejar su enfoque sobre estos aspectos.

• Suites de software para administración de sistemas. El System Center

Configuration Manager de Microsoft (disponible en Techsoup Stock), Novell

Zenworks y varias otras decenas de paquetes de software pueden ayudar a su

departamento de TI a automatizar tareas rutinarias y a controlar los equipos de los

usuarios finales. Sin embargo, debe tener en cuenta que estos programas a menudo

son complejos y difíciles de implementar. En Wikipedia podrá ver una lista de

software de administración de sistemas y una breve definición de este tipo de

programas. Además, si su organización tiene un controlador de dominio Windows

(con Windows Server 2003 o Windows Server 2008, ambos disponibles en

Techsoup), podrá utilizar Active Directory y Group Policy para controlar la

configuración de sus PC de escritorio. Sin embargo, no tendrá todas las opciones y

características que tendría con la mayoría de los programas de administración de

sistemas.

Equilibrio entre las necesidades de TI y las necesidades del personal.

Si en su organización tradicionalmente se ha permitido que los departamentos elijan y

personalicen sus propios equipos, es posible que sea difícil convencer a los empleados de

cambiar a un sistema de compra de TI más centralizado y orientado a la estandarización.

Pero aún existen formas de racionalizar sus procedimientos de compra, sin pasar por alto

las necesidades del personal.

• Involucre al personal directivo en el proceso de planificación de la tecnología yen las decisiones de compra. Los representantes de cada departamento pueden

formar parte del equipo que redacte el plan de tecnología de la organización. Si los

miembros del personal no tienen tiempo para participar directamente, puede

entrevistarlos para conocer sus prioridades y preocupaciones con respecto a la

tecnología. Si necesita tomar una decisión de compra importante, asegúrese de

consultar al personal de los diversos departamentos para ponderar los paquetes que

ofrecen los distintos proveedores.

• Considere ofrecer al personal la posibilidad de optar entre dos modelos decomputadoras. Las organizaciones con la cantidad suficiente de recursos de TI

pueden ser capaces de admitir más de un modelo de computadora. Por ejemplo, el

personal que necesita utilizar programas gráficos y otros software que consuman

muchos recursos, podría recibir un modelo más sofisticado, mientras que los demás

podrían recibir una opción menos costosa.

• Muchas organizaciones tienen una lista de software “preferidos” que los empleados

pueden obtener en el departamento de TI. Estas aplicaciones están admitidas, pero

no están instaladas de forma predeterminada en cada máquina. Este modelo da

acceso a los empleados a software especializados, pero TI no da soporte a tres tipos

de software de edición de fotografía, por ejemplo.

Derecho de Autor © 2009 CompuMentor. Este trabajo se encuentra publicado bajo una

Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 3.0 License.

Translated by TechSoup Global Partner CDI Chile. Find the original English article at

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